Kwa nini ni muhimu kuwa sahihi usawa wa hesabu
Utangulizi
Usahihi wa hesabu ni lengo la kila kampuni. Kwa kuwa na usahihi wa hesabu ya hesabu na asilimia mia moja, ratiba na inapatikana kwa michakato ya ahadi itafanya kazi bila makosa. Hata hivyo, daima kuna maswala na usahihi wa hesabu na makampuni wanapaswa kufanya kazi na hali ambayo wanapaswa kuendesha biashara zao.
Nini usahihi?
Idara mbalimbali ndani ya kampuni zinaona usahihi wa hesabu tofauti.
Idara ya viwanda inaona usahihi katika suala la hesabu. Ikiwa kinapima vitu katika ghala, inaamini kuwa ni sahihi tu wakati jumla ya hesabu inalingana na jumla inavyotarajiwa.
Idara ya kupanga ina mtazamo tofauti juu ya usahihi. Hawana kuangalia usahihi kuwa asilimia mia moja, lakini kuwa ndani ya uvumilivu ambao umeamua. Kwa hivyo, sehemu ambayo ni gharama ndogo inaweza kuwa na uvumilivu wa usahihi, ambayo ni asilimia kumi, hivyo kama kuhesabu inatarajiwa ni 1000, na uvumilivu ni asilimia kumi, hesabu ya kimwili ya 930 inakubalika, na kulingana na idara ya mipango, ni sahihi. Uvumilivu huu unaweza kupunguzwa sana wakati wa kuzingatia sehemu ambazo ni ghali. Uvumilivu kwa sehemu ambayo gharama $ 10,000 inaweza tu asilimia mbili tu.
Idara ya uhasibu ina mwingine kuchukua juu ya usahihi hesabu. Wahasibu hawana kuangalia usahihi kwa suala la hesabu, lakini kwa thamani ya dola.
Usahihi wao wanatafuta ni usahihi wa kiasi cha dola cha sehemu katika ghala. Kwa hiyo, kama idara ya uhasibu ilikuwa inatarajia thamani ya ghala ya $ 150,000 na thamani ilikuwa ndani ya dola chache, basi wahasibu watasema kwamba hesabu ilikuwa sahihi. Huenda hii haifai iwe kama vile vitu vya kimwili.
Sehemu zingine zinaweza kuwa na uhaba mkubwa, wakati wengine wanaweza kuwa na uhaba mkubwa. Idara ya uhasibu inaona haya kama kujitenga wenyewe, ili kuzalisha takwimu kamili ya jumla.
Masuala ya Usahihi
Katika ghala la kawaida, kuna sehemu ambazo zina uvumilivu ambao ngazi ya hesabu inaweza kuwepo, na bado iwe sahihi. Hata hivyo, meneja wa ghala hajui ni sehemu gani ambazo zina hesabu sahihi, wakati wowote. Vile vile ni kweli kwa njia ya idara ya uhasibu ya usahihi wa hesabu, ambapo hawana wasiwasi na viwango vya hesabu, usahihi wa dola pekee.
Hesabu ya kawaida ya hesabu ya kimwili ni ghali kufanya, hasa katika maghala makubwa, na haiwezekani kusimamia katika maghala ya haraka ya kusonga ambako hisa huhamishwa haraka na nje ya kituo.
Makampuni mengi yamepitisha njia ya kuhesabu mzunguko kujaribu kuhesabu sehemu fulani mara kwa mara. Sehemu za gharama nafuu au za kawaida zinazotumiwa hupewa alama ya "A", ambayo huhesabiwa mara kwa mara, kisha "B" vifaa, kisha "C" vifaa ambavyo vinahesabiwa mara kwa mara. Hii husaidia kupunguza idadi ya usahihi katika ghala.
Kwa sababu "Vifaa" vinahesabiwa mara kwa mara zaidi, nafasi ni kwamba vifaa hivi vitakuwa na usahihi mdogo kuliko vifaa vya "B" au "C".
Wakati usahihi wa hesabu unategemea idadi ya hesabu sahihi dhidi ya hesabu zisizo sahihi, basi kunaweza kuwa na udanganyifu fulani kwa usahihi zaidi, ikiwa vifaa hivyo vinahesabiwa mara kwa mara. Ili kupunguza athari hii, makampuni mengine hayawajulisha wale wanaofanya hesabu ya jumla ambayo wanatarajia. Kwa njia hii, counter itafanya hesabu kwa usahihi zaidi.
Hitilafu nyingi za hesabu hutokea kabla ya vitu kufikia ghala. Makosa ya Receipt ni ya kawaida; ama muuzaji ametuma namba isiyo sahihi au kuna sehemu ambazo hazikutolewa. Makampuni yanaweza kuongeza usahihi wa hesabu kwa kutekeleza mchakato zaidi wa risiti ambazo zitatambulika kabla ya kufikia ghala .
Kutumia hesabu ya hesabu ya 100% ya kimwili na hesabu ya mzunguko itahakikisha kwamba unaweza kuhamisha wateja wako nini wanachotaka, wakati wanataka - na kutumia pesa kidogo iwezekanavyo kupata jambo hilo .
Imesasishwa na Mtaalam wa Gary Marion, Wafanyabiashara na Ugavi wa Chama.