Semina ni labda tukio la kawaida ambalo wapangaji wataandaa. Na semina nyingi zimepangwa kama siku ya ½ au siku kamili. Kwa wale wanaopenda kuunda orodha ya kupanga semina , zifuatazo hutoa muundo wa ngazi ya juu kwa kupanga na kutekeleza semina.
Na kwa wale wanaopanga mkutano wa siku mbalimbali au mkutano wa kila siku, fikiria kuchukua njia sawa. Hata hivyo, orodha ya orodha ya semina itakuwa muda mrefu.
01 - Thibitisha Kusudi la Tukio
- Nani watazamaji?
- Nini mada ya semina?
- Wapi inapaswa kuwapo?
- Kwa nini watu watahudhuria?
- Agenda ya semina ni nini?
02 - Tathmini Mwongozo wa Tukio la Tukio
Halmashauri ya Viwanda ya Mkataba imeanzisha mfululizo wa zana ambazo zinapaswa kuonekana kama chanzo bora cha mazoea bora ambayo itasaidia tukio au mpangilio wa mkutano ili kufuatilia maelezo ya kupanga mipango. Kwa vifaa vya bure vya kupakua, itasaidia mpangilio wowote wa tukio ili kuunda orodha ya maelezo muhimu. Hii inajumuisha, lakini haikuwepo kwa:
- Wasifu wa tarehe (tarehe, nyakati, mahali, anwani, nk)
- Msaidizi wa tukio la mratibu / mwenyeji wa habari
- Maelezo ya mawasiliano ya wasambazaji
- Wasifu uliohudhuria
- Nafasi inahitajika
- Vyakula na vinywaji
- Mahitaji ya V / V
- Utekelezaji wa kazi / chumba
03 - Unda Profaili ya Tukio
Mara moja mpangaji ana baadhi ya maswali ya msingi karibu na tukio hilo lililofunikwa, ni wakati wa kutafuta mahali pawezekana vya mkutano. Ni muhimu kufanya kazi kwa karibu na mratibu wa tukio / mwenyeji ili kuamua aina ya mahali na ambapo semina inaweza kuwa rahisi zaidi kwa mratibu na mgeni (orodha ya mawazo inaweza kuwa ya mwisho):
- Hoteli ya ndani
- Kituo cha mkutano wa mitaa
- Eneo la mgahawa wa kibinafsi
- Makumbusho ya klabu binafsi / sanaa ya sanaa
04 - Mapendekezo ya Semina ya Majadiliano na Mapendekezo ya Maeneo Ya Rejea.
Sehemu nyingi hufurahia kutoa makadirio ya semina inayowezekana. Mpangilio wa upishi au wa mauzo unahitaji habari za BEO zifuatazo:
- Tarehe inayowezekana kwa ajili ya tukio hilo
- Idadi ya waliohudhuria
- Sinema ya kuanzisha chumba (darasani, u-sura, nk)
- Muda wa tukio (akaunti ya kuanzisha / kuangusha)
- Mahitaji ya vinywaji na vinywaji
- Mahitaji ya A / V (ikiwa ni pamoja na skrini, mics, nk)
- Kuanzisha chumba
Kidokezo: Piga mfundi wa A / V wa kujitolea kwenye tukio lako kutoka hoteli.
05 - Thibitisha na / au Kuendeleza Agenda
Ni muhimu kwa mpangaji wa tukio kufanya kazi kwa karibu na mratibu wa tukio / mwenyeji kwa sababu ajenda ya tukio itakuwa mara nyingi mabadiliko kutoka mazungumzo ya awali mpaka siku halisi ya tukio hilo. Mpangaji wa tukio lazima awe tayari kurekebisha mpango na kufanya kazi karibu na eneo ili kuhakikisha kila kitu kinaendesha vizuri.
06 - Thibitisha Mkataba wa BEO
Mara mpanga anajua idadi ya waliohudhuria na mahitaji ya vifaa kwa ajili ya semina, anapaswa kupata nafasi ya tukio na mahitaji yanayohusiana. Mikataba mingi inapaswa kuruhusu mpangaji nafasi ya kupunguza / kuongeza mahitaji ya chakula na kinywaji hadi siku fulani kabla ya tukio hilo. Hata hivyo, makubaliano mengi yatachukua kiasi gani wataruhusu kikundi kupunguza kiasi, hivyo ukadiria vizuri.
07 - Unda Mawasiliano na Tukio la Tukio
Hii ni kitu ambacho baadhi ya wapangaji wanaweza kuhusishwa na, wakati wengine hawawezi. Kwa kweli, baadhi ya wapangaji wa mkutano watawajibika kwa kila moja yafuatayo:
- Inaunda mialiko ya tukio
- Ajenda ya kuchapisha na vifaa vingine
- Kupata vipawa / vifungo vinavyohudhuria
- Kuzalisha beji za jina
- Ishara ya kusafirisha tukio na maonyesho
08 - Kazi Karibu na Tukio la Kushikilia Vifaa
Kabla ya tukio hilo, kuna hatua kadhaa muhimu ambazo mpangilio wa mkutano hutimiza kabla ya tukio hilo. Hii inajumuisha kuthibitisha zifuatazo:
- Wasemaji wa tukio
- Tukio la A / V mahitaji
- Tukio la waliohudhuria
- Majukumu na majukumu ya jeshi
- Vifaa vya matukio vinahitaji (angalia mara nyingi)
09 - Kuweka Tukio
Hakikisha kuruhusu muda katika ratiba ya BEO ya kuanzisha tukio , na inashauriwa kufikia saa mbili kabla ya tukio hilo.
Kidokezo: Ikiwa semina imepangwa asubuhi, wasiliana na mauzo ya mauzo ya ukumbi ili kuruhusu kikundi chako kuanzisha usiku kabla (lakini usiacha kitu chochote muhimu kwenye tovuti ya umma).
Vifaa vyote vya tukio, vidokezo, ishara, maonyesho, zawadi, meza za usajili , beji za jina na zaidi lazima ziwe tayari kwa tukio hilo.
Onyo: Wasemaji wakati mwingine hubadilisha slide usiku kabla na kutoa maonyesho mapya ambayo yanahitaji kuongezwa kwenye hatua ya nguvu dakika 10 kabla ya tukio hilo.
Utekelezaji wa Tukio
Baada ya kuwa tayari, ni wakati wa semina. Wanatarajia zifuatazo:
- Waliohudhuria wengine daima watakuja mapema.
- Waliohudhuria wengine daima watafika mwishoni.
- Kuna mara nyingi aina fulani ya ujuzi wa kiufundi.