Usimamizi wa Rekodi Bora wa Biashara unamaanisha Kushindwa Kwa Mda Chini ya Kodi
Lakini wakati wengi wetu hakika tutazingatia usimamizi wa rekodi za biashara kuwa kazi ya uchunguzi na huwa na kuipa kipaumbele cha chini, uongozi wa rekodi nzuri sio tu inafanya maisha yetu ya kazi iwe rahisi lakini yanaweza kutupa msamaha wa dhiki halisi wakati wa kodi.
Hapa ndio unayoweza kufanya ili kufanya usimamizi wa rekodi rahisi:
1. Weka Biashara yako na gharama za kibinafsi
Sauti rahisi, sivyo? Lakini hii ni sehemu ya usimamizi wa kumbukumbu ambayo huenda watu wengi. Ikiwa unachukua mteja anayeweza kwenda nje ya golf, kwa mfano, ni kwamba gharama binafsi au gharama za biashara? (Jibu ni la kibinafsi kwa sababu ada ya kijani sio gharama za biashara zinazopunguzwa.) Magari unayotumia kwa sababu za kibinafsi na za biashara ni tatizo lingine la kudumu. Unahitaji kujua ni nini kinachostahili kama gharama za biashara halali na si nini na hakika kwamba rekodi za biashara yako zinaonyesha hili kwa usahihi.
2. Kupata Nyaraka za kutosha kwa gharama zote za Biashara
Watu wengi wa biashara wanafanya kosa la kufikiri kwamba "orodha" ni nzuri sana kwa ajili ya usimamizi wa rekodi. Kwa mfano, wana orodha ya manunuzi kwenye kauli zao za kadi ya mkopo na wanafikiri kwamba hiyo ni ya kutosha kwa kudai ununuzi huo kama gharama za biashara.
Kwa bahati mbaya, CRA (Shirika la Mapato ya Canada) linahitajika zaidi. Hawakubali taarifa za kadi ya mkopo au hundi kufutwa kama nyaraka za kutosha kwa gharama wakati ankara au risiti itatolewa. IRS ni kusamehe zaidi na kutokuwepo kwa risiti kwa ujumla kukubali kauli za kadi ya mkopo na hundi kufutwa kama uthibitisho wa madai ya gharama.
Kwa upande wa kuhifadhi kumbukumbu, kuna pointi mbili zinazozingatia:
a) Daima kupata risiti . Pata tabia ya kuomba risiti wakati wowote unapopununua - bila kujali ni ndogo. Gharama kidogo zinaongeza, pia, na unahitaji nyaraka za kumbukumbu zako za biashara.
b) Andika lebo yako, ikiwa ni lazima . Bado kuna biashara karibu na risiti za nje ambazo hazina chochote juu yao ila tarehe ya kununuliwa bidhaa na ni kiasi gani cha gharama - ambazo hazikusaidia sana wakati unatazamia kwenye ripoti ili ujaribu kujua nini Kipengee kilichokuwa ni swali kilicho na ni kikundi gani cha gharama ya biashara kinachoingia.
Unapopata risiti , angalia na uandike taarifa zilizopo / zinazofaa juu yake, kama vile alivyopokea na kikundi cha gharama.
3. Pata Akaunti ya Benki Kugawanya Biashara Yako
Wakati ada za akaunti za benki za biashara zinajulikana juu ikilinganishwa na akaunti za kibinafsi, akaunti ya benki ya biashara ni muhimu sana kwa usimamizi mzuri wa rekodi za biashara. Akaunti ya benki ya biashara inasaidia kuweka tofauti ya biashara na gharama za kibinafsi. Utaweka mapato yako yote ya biashara katika akaunti ya biashara, na uondoe gharama yoyote ya biashara au malipo kutoka kwa akaunti ya biashara tu.
Ni aina gani ya akaunti ya benki ya biashara unapaswa kupata? Akaunti ya chequing - ikiwezekana moja ambayo inatoa taarifa za kila mwezi na inarudi hundi zako za kufutwa kwako.
Biashara hundi husaidia kufanya usimamizi wako wa rekodi rahisi kwa sababu unaweza kutumia mstari wa memo mbele ya kila hundi ili kuandika hati ya biashara ya gharama.
4. Uwe na Utumie Kadi ya Mkopo ya Mgawanyo kwa Fedha za Biashara
Kutumia kadi yako ya mkopo kwa madhumuni ya biashara itakuwa haraka kukuacha katika kumbukumbu ya kumbukumbu ya quagmire. Kadi ya mikopo ya biashara inawezesha usimamizi wako wa rekodi za biashara kwa kusaidia kuweka gharama zako za kibinafsi na biashara. (Pia husaidia kufanya biashara yako ipate mtaalamu zaidi.)
5. Weka Mipangilio ya Ingia ya Biashara Yako
Ikiwa unatumia magari yako yoyote kwa madhumuni ya biashara , logi ya mileage itakuwa msaada mkubwa katika usimamizi wa rekodi.
Kumbuka kusoma mileage (au kilomita) kwenye odometer mwanzoni mwa mwaka na kisha kuingia mileage kwa tarehe kila wakati unatumia gari kwa madhumuni ya biashara. Kuweka logi yako ya mileage katika sanduku la kinga ya gari lako itafanya hii rahisi. Ikiwa una gari zaidi ya moja unayotumia kwa madhumuni ya biashara, kuweka logi ya mileage kila mmoja.
6. Weka kumbukumbu zako zote za Biashara kwa Mwaka maalum wa Ushuru Pamoja
Kuwa na rekodi za biashara zako zilizotekwa mahali pote ni wastaji halisi wakati unapokuja uhasibu au kuandaa kodi zako , na kuandaa mfumo wa usimamizi wa rekodi za biashara kwa mwaka wa fedha itafanya iwe rahisi kupata kumbukumbu za biashara unayohitaji wakati unahitaji wao.
7. Weka Kumbukumbu za Biashara Yako kwa Muda Bora wa Muda
Kwa sababu fulani, kunaonekana kuwa na machafuko mengi kuhusu muda gani utakaa rekodi za biashara yako . Kwa madhumuni ya kodi, "ikiwa unarudi kurudi kwa wakati wako, weka rekodi zako kwa kiwango cha chini ya miaka sita baada ya mwisho wa mwaka wa ushuru ambao wanaelezea". Kipindi hiki cha miaka sita huanza kutoka wakati wa mwisho uliotumia rekodi za biashara, sio wakati wakati shughuli hiyo ilitokea.
Kwa kurudi kwa kodi ya Marekani, "endelea rekodi kwa miaka 3 tangu tarehe uliyoifungua kurudi kwako kwa asili au miaka 2 tangu tarehe ulilipa kodi, hata iwapo baadaye utaweka madai ya mkopo au urejeshaji baada ya kufungua kurudi kwako. kwa miaka 7 ikiwa unatoa madai ya kupoteza kutoka kwa dhamana zisizo na thamani au punguzo la madeni mbaya ".
8. Programu ya Uhasibu inafanya kuwa rahisi
Kwa urahisi wa matumizi, ufikiaji kutoka kwa vifaa vya mkononi, na gharama ndogo, vifungu vya programu ya uhasibu wa biashara ndogo ndogo ya leo vinaweza kupunguza urahisi usimamizi wa rekodi . Kwa karibu wachuuzi wa programu ya $ 10 / mwezi kama vile FreshBooks na Zoho hutoa vifungu vya msingi vya msingi vinavyofaa kwa ajili ya kujitegemea na wamiliki wa pekee , ikiwa ni pamoja na utoaji wa malipo , kufuatilia gharama, na taarifa rahisi. Fikiria faida za kuwa na uwezo wa, kwa mfano, kutuma ankara moja kwa moja kutoka kwa smartphone yako, fanya picha ya risiti ya chakula cha mchana na mteja na uirekodi kama gharama, au kufuatilia wakati unaolipwa na muda wa kujengwa.
Mambo haya nane ambayo unaweza kufanya ili kufanya usimamizi wako wa rekodi rahisi ni vigumu. Kama biashara nyingi za utawala zinazohusiana na kufanya biashara, zinahitaji tu kuanzisha tabia nzuri na kuendelea. Lakini ikiwa unatumia sheria hizi sasa na kufuata, utaona tofauti kubwa ya wakati ujao wa kodi na uhasibu wako utakuwa rahisi kila mwaka.