Sheria ya Shirikisho inahitajika Kuweka Kumbukumbu za Paycheck na Nyaraka Zingine
Nini Kumbukumbu za Paycheck Je Waajiri Wanahitajika Kuweka?
Kwa kawaida utaweka kumbukumbu nyingi zinazohitajika na sheria tu wakati wa kufanya biashara, kwa hivyo kuzingatia haipaswi kuchukua kiasi kwa hatua za ziada au kazi.
Kagua kumbukumbu ambazo tayari unahakikisha kuwa unaendana na mahitaji ya IRS na FLSA.
Kumbukumbu zinaweza kuhifadhiwa kwa namna yoyote, ikiwa ni pamoja na umeme. Yafuatayo lazima ihifadhiwe kwa wafanyakazi wote wasio na msamaha na yale yanayotakiwa na mahitaji ya chini ya mshahara:
- Maelezo ya kibinafsi, ikiwa ni pamoja na jina la mfanyakazi, anwani ya nyumbani, kazi, ngono na tarehe ya kuzaliwa ikiwa ana umri wa miaka 19
- Saa na siku wakati kazi yake inapoanza
- Jumla ya saa zilifanya kazi kila siku ya kazi na kila kazi
- Jumla ya mapato ya muda wa kila siku au ya kila wiki
- Kiwango cha kulipa mara kwa mara kwa kila wiki wakati ziada zaidi inafanyika
- Jumla ya kulipa muda zaidi ya kazi
- Jumla ya mishahara kulipwa kila kipindi cha kulipa
- Tarehe ya malipo na kipindi cha kulipa kilichofunikwa.
Wafanyakazi wasio na msamaha wanapaswa kulipwa angalau mshahara wa chini na kupokea muda wa ziada kwa masaa yoyote yaliyotumika zaidi ya 40 kwa wiki. Mfanyakazi anaweza kuwa msamaha ikiwa analipwa angalau $ 455 kwa wiki kwa msingi wa mshahara na ikiwa anafanya kazi fulani, kwa kawaida utawala, mtendaji au usimamizi.
Malipo ya wakati sahihi ni yale yanayotumika wakati wa masaa 40 ya kwanza kwenye kazi.
Kumbukumbu zinazohitajika kwa wafanyakazi wa msamaha hutofautiana na wale ambao hawana msamaha, na habari maalum huhitajika kwa wafanyakazi wa kaya, kwa wafanyakazi wanaofanya chini ya mipango ya kawaida ya kulipa, kwa wafanyakazi ambao makaazi au vituo vingine vinatolewa, na kwa wafanyakazi wanaopata elimu ya kurekebisha.
Ikiwa mfanyakazi wako yeyote anaanguka katika makundi haya, shauriana na wakili.
Fomu Unazozidi Uzihifadhi
Mbali na rekodi za malipo, unapaswa kuweka nyaraka zingine chache kwenye faili kwa kila mfanyakazi.
- Nakala iliyosainiwa ya fomu yake ya W-4 inayoonyesha kushikilia shirikisho. Fomu hii inaweza kubadilishwa mara nyingi ili uhakikishe kuweka fomu ya hivi karibuni juu.
- Nakala ya fomu yoyote ambayo mfanyakazi ameidhinisha punguzo za kulipa, ikiwa ni pamoja na faida na michango maalum kama United Way au misaada mengine
- Nakala ya fomu ya maombi ya awali ya mfanyakazi na nyaraka zozote zinazosaidia, kama upya au maelezo.
- Kumbukumbu juu ya mabadiliko katika viwango vya kulipa, ikiwa ni pamoja na matangazo au demotions, na sababu za vitendo hivi.
Nini Njia Bora ya Kuweka Paycheck Records?
Rekodi za malipo, ikiwa ni pamoja na wale ambao huandika masaa yote ya kazi, mabadiliko ya hali ya kulipa na kulipa viwango, zinapaswa kuwekwa kwenye faili tofauti.
Lazima pia uhifadhi kumbukumbu za mabadiliko yote yaliyofanywa kwa mfanyakazi kulipa na faida, ikiwa ni pamoja na kibali cha wafanyakazi. Lazima uwe na idhini iliyoandikwa kwenye faili kwa punguzo lolote kutoka kwa kulipa kwa mfanyakazi isipokuwa kodi ya FICA na mapambo .
Susan Heathfield, mtaalam wa rasilimali za binadamu, ana maelezo zaidi juu ya kile kinachopaswa kuwekwa katika faili ya wafanyakazi wa wafanyakazi.
Ni nani anayeruhusiwa kuona kumbukumbu za waajiriwa?
Biashara nyingi zinaweka rekodi za mfanyakazi katika eneo lenye kikwazo na kuruhusu ufikiaji kwa watu binafsi ambao wanaweza kuhitaji kumbukumbu kwa sababu ya cheo cha ajira au nafasi. Rekodi ya waajiri haipaswi kamwe kuondolewa kwenye chumba cha rekodi. Ikiwa una wafanyakazi zaidi ya wachache, ungependa kuanzisha sera ya kufikia faili ya wafanyakazi ili wafanyakazi wa rasilimali wanajua jinsi ya kujibu maombi.
- Wafanyakazi wanapaswa kuruhusiwa kuona kumbukumbu zao. Unaweza kutaka mtu awe katika chumba na mfanyakazi wakati akiangalia rekodi yake mwenyewe.
- Chagua watumishi wa kampuni ambao wanaweza kuona kumbukumbu za wafanyakazi. Upatikanaji kawaida huzuiwa wafanyakazi katika idara ya rasilimali za binadamu na mameneja na watendaji juu ya ngazi fulani.
- Wakaguzi mbalimbali wa shirikisho na serikali wanaweza kuruhusiwa kupata kumbukumbu za wafanyakazi kwa madhumuni ya ukaguzi. Unaweza kuomba kibali kabla ya kuruhusu upatikanaji wa mkaguzi wa kumbukumbu kwa wafanyakazi.
- Wanasheria wanaowakilisha wafanyakazi katika kesi za mashtaka wanaweza kupewa ufikiaji katika kesi fulani maalum. Afisa wa ngazi ya juu au wakili wa kampuni lazima ahakikishe ombi la wakili kabla ya kuruhusu rekodi kutazamwa.