Biashara ndogo ni hatari zaidi ya kupoteza wizi kwa wafanyakazi. Sababu moja ni kwamba mara nyingi wafanyakazi hufanya kazi nyingi na kusimamia kidogo.
Mfano ni mwenye kipaji ambaye anaendesha akaunti zinazolipwa , akaunti zinazolipwa, na upatanisho wa kila mwezi wa usawa. Sababu ya pili ni kwamba makampuni mengi madogo hawana udhibiti wa msingi ili kuzuia udanganyifu kama vile hundi za uchunguzi wa fedha au ukaguzi wa kila mwaka. Tatu, wamiliki wengi wa biashara ndogo huwa na imani kubwa kwa wafanyakazi muhimu na wanasita kutambua ishara za uaminifu.
Aina za Wizi wa Fedha
Chama cha Wakaguzi wa Ulaghai (ACFE) kinatoa aina tatu za wizi wa fedha : skimming, larceny ya fedha, na utoaji wa udanganyifu. Kukimbia kwa fedha na fedha huhusisha wizi wa risiti za fedha, maana ya fedha inayoingia katika biashara. Malipo ya udanganyifu yanahusisha wizi wa fedha unaoendesha nje ya biashara kwa namna ya malipo.
Skimming
Skimming inahusu wizi wa fedha ambayo bado haijaingia mfumo wa uhasibu wa mwajiri. Wizi huweza kutokea kwenye rekodi ya fedha au hatua ya kawaida ya kuuza.
Kwa mfano, mteja hufanya ununuzi kwa kutumia fedha. Mfuko wa mfanyakazi pesa na kamwe hufunga pesa kwenye rekodi ya fedha. Mmiliki wa biashara hajui wizi kwa sababu hakuna rekodi ya uuzaji ipo. Mfanyakazi anaweza pia kupiga sehemu ya uuzaji na mfukoni salio. Kwa mfano, mfanyakazi hukusanya $ 10 kutoka kwa mteja na anatoa pesa ya $ 5.
Anaendelea $ 5 iliyobaki.
Wafanyakazi ambao hufanya kazi wakati wa saa za mbali kama vile mabadiliko ya usiku huwa na kusimamiwa kwa karibu zaidi kuliko wale wanaofanya kazi wakati wa kawaida wa biashara. Vile vile ni sawa na wauzaji wa nje, wafanyakazi wa mbali, na wafanyakazi wengine ambao hufanya kazi mbali na eneo la msingi la mwajiri. Kwa wafanyakazi hawa, skimming mara nyingi ni uhalifu wa nafasi.
Skimming inaweza pia kuhusisha wizi wa hundi. Kwa mfano, barua za wagonjwa hunashughulikia ofisi ya meno kwa huduma walizopata. Mfanyakazi wa ofisi ya meno anatoa baadhi ya hundi katika akaunti ya kibinafsi badala ya akaunti ya mwajiri. Checks zilizopo hazijaingia kamwe katika mfumo wa uhasibu wa mwajiri hivyo mwajiri hajui walipokea.
Fedha kubwa
Fedha za fedha zinamaanisha kuiba fedha baada ya kuandikwa kwenye vitabu vya mwajiri. Kubwa ni ngumu zaidi kujificha kuliko skimming kwa sababu fedha zilizoibiwa zimeandikwa katika mfumo wa uhasibu wa mwajiri. Mfano wa larceny ni wizi wa fedha kutoka kwa dereo la fedha baada ya mfanyakazi amekwisha kuuza. Mtumishi anaweza kujaribu kujaribu kufuatilia nyimbo zake kupitia mpango wa kujiandikisha fedha (kujadiliwa hapa chini). Yeye anaweza kuunda rejea ya uongo, haifai uuzaji, au kubadilisha au kuharibu mkanda wa kujiandikisha fedha.
Malipo ya udanganyifu
Kama malipo ya fedha, utoaji wa udanganyifu unahusisha wizi wa fedha ambazo zimeandikwa kwenye vitabu vya mwajiri. Mfanyakazi hutumia nafasi yake ya kutolewa fedha kwa madhumuni ambayo hayakuidhinishwa na mwajiri.
ACFE inatambua aina tano za utoaji wa udanganyifu.
- Angalia Tampering. Mfanyakazi anafanya hundi ya udanganyifu au kubadilisha moja iliyopo kwa manufaa yake. Kwa mfano, mfanyakazi anabadilisha hundi kutoka kwa mteja, akilitumia jina la mwajiri kwa jina lake kama mlipaji. Mtumishi basi anatoa hundi katika akaunti ya kibinafsi.
- Mipango ya Kujiandikisha Fedha. Mfanyakazi anaiba fedha kutoka kwa rejista kwa kupiga mauzo ya awali au kujenga refund bandia.
- Mipango ya kulipia . Aina hii ya udanganyifu inahusisha hati ya bandia kama vile amri ya ununuzi au ankara. Mtumishi anajenga hati ya uongo na kisha hutoa hundi. Yeye hupiga hundi au amiweka kwenye akaunti ya kibinafsi.
- Mipango ya Ulipaji wa gharama. Wafanyakazi wengi hufanya udanganyifu kwa kudanganya gharama za biashara. Wanaweza kuwasilisha matumizi ya kibinafsi kama gharama za biashara au kuingiza kiasi halisi kilichotumiwa. Baadhi hata watawasilisha gharama sawa mara nyingi.
- Mipango ya Mishahara. Wafanyakazi wa mishahara wanaweza kudanganya rekodi za mishahara, karatasi wakati au nyaraka zingine kwa manufaa ya kibinafsi. Wafanyakazi wanaweza kuunda wafanyakazi wa bandia, kupotosha tume, au kubadilisha mishahara au idadi ya masaa ya kazi.
Ushauri wa Bima
Ubaji wa fedha kwa mfanyakazi sio kufunikwa na sera ya mali ya kawaida ya biashara . Kuna sababu mbili za hii. Kwanza, fedha hazihitimu kama mali ya kufunikwa. Sera nyingi hujumuisha akaunti, bili, sarafu, maelezo, na fedha au dhamana chini ya ufafanuzi wa mali iliyofunikwa . Pili, sera nyingi zinajumuisha hasara au uharibifu unaosababishwa na tendo la uaminifu au wahalifu uliofanywa na mfanyakazi (ikiwa ni pamoja na mfanyakazi yeyote wa muda au mfanyakazi aliyekodisha ).
Ili kulinda kampuni yako dhidi ya wizi wa fedha na wafanyakazi unaweza kununua chanjo ya wizi wa mfanyakazi (pia huitwa mfanyakazi uaminifu chanjo). Chanjo hii inaweza kuongezwa kwa sera au mfuko wa sera kupitia fomu ya kuidhinishwa au fomu ya uhalifu.