Jinsi ya Kuongeza Mahudhurio katika Semina na Matukio ya Biashara

by Rob Hard

Vidokezo vya Kuongezeka kwa Mahudhurio Yako ya Tukio la Kampuni

Hatua muhimu zaidi ya kushinda hofu juu ya ukosefu wa mahudhurio katika tukio au kuongeza orodha ya RSVP ni kutambua kuwa watu wanafurahia kuhudhuria semina zilizofanyika vizuri na matukio mengine. Kwa kuhudhuria mikutano ya biashara, mshiriki anapata fursa ya kujifunza habari mpya na kuingiliana na wenzao na viongozi katika uwanja wao. Lakini mikutano yenye mafanikio zaidi huenda zaidi ya vidokezo vyenye nyota na maonyesho yenye kuchochea; huunda mazingira ya joto na ya kirafiki kwa kila mtu-ambayo huwafanya kuwa kufurahisha zaidi. Hapa ni jinsi gani unaweza kupanga tukio la biashara la kufurahisha ambalo litavutia turnout kubwa.

01 - Unda Agenda Kubwa

Mara majeshi wanaelewa kuwa watu wanafurahia kuhudhuria matukio, ni muhimu kuunda programu inayofaa kuhudhuria. Agenda inapaswa kuzingatia mandhari moja kwa kuwa sio waliohudhuria lakini wanapaswa kuwa na aina ya kutosha ili kudumisha maslahi ya washiriki. Kwa mfano, sampuli yafuatayo ya nusu ya siku ya semina inaangalia mahitaji ya washiriki wa mkutano kutoka kwa chakula kwa kuvunja mawasilisho:

Saa 8:00 asubuhi na kinywa cha kinywa
8:45 ni Karibu Ujumbe
9:00 asubuhi Spika
10:00 alasiri
10:15 Jumapili ya Majadiliano
11:30 asubuhi ya kufungwa

02 - Kuwa na Kalenda na Saa

Licha ya ajenda bora, waliohudhuria tukio wanapendelea wakati wa kutaka kuhudhuria mipango hiyo na wakati hawana. Katika baadhi ya viwanda vya msimu, wakati mwingine ni suala la hawezi pia. Fikiria zifuatazo wakati wa ratiba ya tarehe na nyakati za tukio lako:

Waliohudhuria wanapendelea ratiba ya asubuhi ya semina
Waliohudhuria hupendelea matukio ya kuthamini mara baada ya kazi
Jumanne na Alhamisi ni siku za mkutano maarufu
Epuka kufanya mikutano Ijumaa iwezekanavyo
Epuka kupanga ratiba ya likizo na usiku wa likizo
Kuwa na busara kwa mahitaji ya kusafiri kwa ajili ya tukio hilo

Sawa muhimu ni kuanzisha sifa kwa kuanzia wakati na kumalizia kwa wakati - hasa kwa matukio ya kila mwaka au yaliyojitokeza.

03 - Tambua eneo la pekee na la kawaida

Mikutano mingi ya biashara inafanyika katika hoteli na aina hiyo ya ukumbi ndani na yenyewe sio ya pekee. Unaweza kuchagua kuvunja mold na kupata ukumbi usio wa hoteli au unaweza kutambua kwamba hoteli zote hazijali sawa na kupata hoteli nzuri. Jambo kuu hapa ni kuchagua mahali ambapo wageni wako watataka kwenda. Baada ya yote, wao watakuwa wakifanya detour kutoka routine yao na wanataka kufurahia tukio hilo. Fikiria mambo yafuatayo:

Chagua eneo ambalo lina karibu na wengi wa waliohudhuria
Chagua mahali ambako washiriki watafurahia
Chagua eneo ambalo lina uzoefu katika kuandaa matukio kama hiyo

Kwa vidokezo zaidi juu ya kuchagua eneo, hakikisha uangalie Mwongozo wa Mpangilio wa Tukio kwa Mipango ya Mahali .

04 - Tengeneza orodha ya wageni

Mikutano ya mafanikio ina mada maalum au ujumbe na watazamaji wa lengo kwa ujumbe huo. Ni muhimu kukusanya orodha ya mgeni ambayo inajumuisha waliohudhuria sahihi, hata kama wanapangwa kwa usahihi. Mara nyingi, majeshi yatakusanya orodha kuu ya wageni wanaotarajiwa tu kisha kufungua mkutano kwa raia. Hii itafanya kazi tu ikiwa unajaribu kujaza viti kulingana na mchezo wa namba.

Mkutano wa biashara, mkutano, au semina haipaswi kuchukuliwa kama juhudi moja kwa moja ya barua na kiwango cha 1-3% cha RSVP. Napendelea kufundisha wateja ili kuzalisha orodha maalum ya waliohudhuria waliohudhuria - watu ambao wanataka kuhudhuria kwa uhakika na viwango vya RSVP ya 50% au bora.

Dhana ya mwisho kuhusu waliohudhuria: Jaribu kuwakaribisha watu binafsi wa cheo na uzoefu kwenye mkutano.

05 - Paribisha, Paribisha, Paribisha!

Moja ya funguo za kufikia mahudhurio makubwa kwenye tukio lako ni kwa kuwaalika watu mapema na kufuata. Hii inamaanisha kutuma vikumbusho kwa wale ambao hawajawahi kuwa na RSVPed na uthibitisho kwa wale ambao wana. Kutuma kikumbusho cha tukio tu kabla ya tukio kuwa wageni kuthibitishwa sio wazo mbaya ama.

Ni muhimu kuzalisha msisimko karibu na tukio hilo. Mialiko ya jadi iliyochapishwa ni sahihi, lakini inakuwa ya kawaida pia kuangalia barua pepe na hata vyombo vya habari vya kijamii kulingana na watazamaji wako. Jaribu njia hii:

Eleza tukio kwa wageni wewe au timu yako unajua binafsi kabla ya kutuma mwaliko.
Tuma salama tarehe mapema katika mchakato wa kupanga (karatasi au elektroniki).
Tuma mwaliko wa kina, ikiwa ni pamoja na mambo muhimu ya ajenda (karatasi au elektroniki) na ombi la RSVP.
Pandisha mwaliko wa kina kwa kumbuka kwa kibinafsi kwa marafiki binafsi au marafiki (umeme). *
Fuatilia wageni waliohakikishiwa siku moja hadi mbili kabla ya tukio lililopangwa (umeme au juu ya simu).

* Unaweza pia kuchagua wageni wa simu rasmi na kupanua mwaliko wa kibinafsi kwenye tukio hilo.

06 - Usipunguze Nguvu za Mialiko ya Kibinafsi

Mwaliko wa kimwili - ikiwa ni kuchapishwa au umeme - ni nzuri, lakini haipaswi kuchukuliwa kama mbadala ya mwaliko wa kibinafsi kwa marafiki, wenzake, au marafiki (isipokuwa, bila shaka, unapanga mkutano mkuu au mkutano na 500 au waliohudhuria zaidi). Hii ni hatua ambayo hufanya majeshi mengi ya kamba ... hawataki kuchukua simu, lakini inaweza kumaanisha tofauti kati ya viwango vya juu vya RSVP (na viwango vya chini visivyoonyesha) na chini ya hali nzuri.

Kwa matukio mengine, inaweza kusaidia kusaidia kushiriki hii jukumu. Orodha ya wageni wa tukio mara nyingi hutengenezwa kutoka kwenye orodha ya wasilianaji iliyohifadhiwa na watu mbalimbali, na wale watu walio na uhusiano wa karibu na walioalikwa wanapaswa kuenea mwaliko wa moja kwa moja kwa wageni wao wenyewe.

07 - Kuanzisha Kitambulisho cha Kutoa Programu Bora

Kila mtu amehudhuria mikutano mzuri na mikutano mbaya. Vile vile ni kweli kwa semina na matukio mengine ya kuthamini. Nzuri kwa wapangaji wa tukio, mara nyingi watu hufurahia mikutano wanayohudhuria.

Kitu muhimu hapa ni kusaidia mteja wako kuanzisha sifa ya kutoa programu bora za biashara. Rahisi kama inaweza kuonekana, ikiwa mtu alifurahi kuhudhuria tukio lako la mwisho, yeye ana uwezekano wa kuhudhuria mipango ya baadaye - na labda hata kuleta rafiki au mwenzako.

08 - Tuma Ufuatiliaji Mawasiliano na Washiriki

Kwa sababu watu huhudhuria mikutano ili kukusanya taarifa mpya, wengi waliohudhuria wanafurahia kupokea vitu vingine vya ziada na vifaa ambavyo vinaweza kutajwa na wasemaji na watu wengine ndani ya shirika lako. Ufuatiliaji ni fursa nzuri ya kushiriki habari hiyo na kupanua ujumbe wa shukrani kwa wale waliohudhuria tukio hilo.

Asante kumbuka na kufuata mawasiliano ni kitu ambacho mashirika mengi mara nyingi hupuuza, lakini wale ambao hawana faida.