Jinsi ya kujua Kama una Tatizo la Udhibiti wa Vifaa
Kuna mbinu kadhaa ambazo unaweza kutumia kushinikiza mtihani wa michakato yako ya udhibiti wa hesabu. Njia moja ni kupitia ukaguzi wa usafirishaji uliopotea hivi karibuni kwa wateja wako. Je, kuna mizigo hii iliyokosa kutokana na ukosefu wa ufahamu wa kile ulicho nacho na inapatikana kusafirisha?
Kwa mfano, unaweza kuwa na 100 kila sehemu ya Sehemu A na mteja aliuliza kwa kila mmoja. Lakini hawakutaka wewe kusafirisha hadi wiki ijayo, hivyo 100 kila sehemu ya A ameketi katika ghala yako. Siku iliyofuata, mteja mwingine aliwaita na kuuliza 100 kila sehemu ya Sehemu A. Ulikuwa mbali na ofisi, ukiangalia vitu vingine milioni arobaini mmiliki mdogo wa biashara anahitaji kutunza, hivyo mfanyakazi wako mmoja alichukua simu . Mtumishi mwingine mmoja aliangalia na kuona 100 kila Sehemu ya A ameketi hapo na kumpeleka kuwa mteja wa pili. Juma lililofuata, unahitaji kusafirisha 100 kila sehemu ya Sehemu ya A kwa mteja wa kwanza, na haikuwepo.
Biashara yako ndogo inaweza kuwa na tatizo la udhibiti wa hesabu. Ni muhimu kujua sio biashara yako ndogo tu, lakini kile unacho nacho kinaweza kusafirishwa. Katika kesi hapo juu, wakati mfanyakazi wako mmoja alipoona kwamba ulikuwa na kila 100 ya Sehemu ya A kusafirisha, hapakuwa na mchakato wa kumpa yeye kujua kwamba 100 kila mmoja alitengwa kwa mteja mwingine.
Ukaguzi wa sakafu-kwa-Karatasi
Njia nyingine ambayo unaweza kutumia kwa shinikizo mtihani udhibiti wako wa hesabu ni kufanya ukaguzi wa sakafu kwa karatasi. Hiyo ina maana kwamba unatembea kwenye sakafu yako ya ghala (au chumba cha hisa, au chumbani, au gereji - popote pale biashara yako ndogo inaendelea hesabu yake) na unachagua vitu vichache vya kuhesabu.
Tutazungumzia jinsi vitu vingi vinavyoweza kuhesabu baadaye, lakini unapomaliza, kisha kuchukua idadi hizo za hesabu kwenye mfumo wako unaofuatilia hesabu. Hii inaweza kuwa WMS yako (mfumo wa usimamizi wa ghala), ERP / MRP (mipangilio ya mipangilio ya rasilimali / mahitaji ya vifaa), saha ya Excel, kitabu cha vichwa au, labda, kikosi cha Post-yake. Ikiwa huna mfumo unaofuatilia hesabu yako - hata kama ni rundo la Post-Yake - una suala la udhibiti wa hesabu.
Katika ukaguzi wa sakafu hadi karatasi, basi kulinganisha hesabu za kimwili ulizofanya tu kwa mfumo wako wa udhibiti wa hesabu unaofikiri una. Tena, lengo lako linapaswa kuwa usahihi wa 100%. Ikiwa namba zako za kuhesabu za kimwili hazikufanana kabisa na kile mfumo wako wa udhibiti wa hesabu ulivyokuwa unajua, unajua kwa nini? Na unaweza kutekeleza vipengee vya kuzuia hilo kuepuka tena? Baadhi ya sababu maarufu zaidi ambazo huhesabu hazijumuishe ni pamoja na:
- Umepokea usafirishaji kutoka kwa muuzaji wako, lakini haukuhesabu sehemu katika masanduku. Orodha ya kuingiza haifai kuhesabiwa kama sahihi ya 100%. Fungua masanduku na uhesabu yaliyomo. Ikiwa mtoa huduma wako anasema walikupeleka sehemu 1,000 na kukupeleka sehemu 990 tu, na huna hitilafu - huna suala la udhibiti wa hesabu tu, lakini unaweza kuishia uhamisho mfupi kwa wateja wako.
- Ulipeleka sehemu kwa wateja lakini haukupunguza hesabu yako kwa usahihi. Au wakati wote. Hakikisha unapunguza marufuku yako ya nje kutoka kwa hesabu yako ya jumla ya muda halisi.
- Masuala ya ubora yamekulazimisha kuondoa sehemu ya hesabu yako kutoka kwenye rundo lako la hesabu. Hata hivyo, mfumo wako wa udhibiti wa hesabu hauna njia ya kutofautisha kati ya matumizi na yasiyo ya kutumia, hivyo mfumo wako unasema una zaidi ya unaweza kutumia. Kuwa na uwezo wa kutofautisha kati ya hesabu zinazoweza kutumika na zisizotumika sio tu kipengele muhimu kinachokuwezesha kuweka wimbo wa sehemu na masuala ya ubora, lakini pia inaweza kuwa utaratibu wa kutenga hesabu kwa mteja huku ukihifadhi sehemu hizo kwa hisa.
- Je! Bidhaa zako ni za thamani na rahisi kutembea na? Kampuni inayouza vidokezo inaweza kuwa na suala la chini la kamba kuliko kampuni inayouza sarafu za dhahabu. Hakikisha mpango wako wa udhibiti wa hesabu unajumuisha njia ya kudumisha usalama wa bidhaa zako. Na utekeleze programu ya kuhesabu mzunguko ambayo inakusaidia kufuatilia hesabu yako.
Msingi wa Programu ya Msafara
Mpango wa kuhesabu mzunguko ni kinachotokea wakati wa hesabu za sakafu-kwa-karatasi. Mpango wa kuhesabu mzunguko ni mchakato ambao huhesabu mara kwa mara asilimia ya sehemu zako ili, kwa zaidi ya mwaka, umewahesabu wote (au angalau sehemu zako zote muhimu).
Unaweza kutumia mpango wa kuhesabu mzunguko kwa kushirikiana na hesabu ya kila mwaka ya kimwili , ambayo husaidia kupunguza tofauti za hesabu hizo za kimwili. Makampuni mengine hutumia hesabu za mzunguko badala ya hesabu za kila mwaka za kimwili, lakini siipendekeza.
Kuamua mipangilio ya mpango wako wa kuhesabu mzunguko, unahitaji kuamua:
- Je! Unapaswa kuhesabu sehemu ngapi?
- Je, utazihesabu kwa kipindi cha mwaka? Ikiwa sio, utaendaje kuamua uhakika wa cutoff? Kwa kawaida, makampuni yanafuata utawala wa 80-20, yaani asilimia 80 ya hesabu yako ya hesabu huja kutoka asilimia 20 ya sehemu zako - hivyo uzingatia kuhesabu kuwa 20%.
- Ni mara ngapi utahesabu?
- Nani atakayefanya hesabu? Ikiwa kampuni yako ni kubwa ya kutosha, counter counter lazima iwe mtu ambaye kazi yake ya kazi imefungwa kwa usahihi wa hesabu. Hii husaidia kuchukua mgogoro wowote wa maslahi katika mchakato wa kuhesabu mzunguko. Hesabu ya mzunguko ni ukaguzi - sio chombo cha ufanisi wa kazi.
- Jinsi gani hesabu itafanyika? Mchakato wa sakafu kwa karatasi ni njia iliyopendekezwa. Upimaji wa mzunguko unapaswa kupewa orodha ya nambari na sehemu za sehemu. Kazi hiyo inakwenda kwenye sakafu na huwahesabu. Haipaswi kuwa na wazo lolote la wangapi wanatarajia kuwa huko. Njia nyingine ni kuhesabu kwa karatasi. Hii ni kinyume cha njia ya sakafu hadi kwa karatasi. Njia ya karatasi-kwa-sakafu inapoanza wakati unapokupa counter yako orodha ya vipengee na hesabu zao zinazofanana kulingana na mfumo wako wa kufuatilia hesabu. Kazi hiyo inachunguza kiasi cha kimwili kwenye rafu ikilinganishwa na hesabu ya mfumo.
Kwa kuelewa mambo ya juu ya mchakato wa kuhesabu mzunguko, unaweza kisha kujenga mpango wako wa kuhesabu mzunguko. Kwa mfano, ikiwa una idadi ya nambari 500 kuhesabu na unaweza kuhesabu mara moja kila wiki, basi unaweza kuhesabu sehemu 10 kwa wiki (au mbili tu kwa siku). Mwishoni mwa mwaka wa wiki 50, utahesabu idadi zote za sehemu 500. Kumbuka tu kuhesabu namba za sehemu tofauti na kila hesabu, ili kuepuka zaidi-kuhesabu namba moja ya sehemu na chini ya kuhesabu mwingine.
Wakati wa mchakato huu, ni muhimu kujua wakati hesabu zako za hesabu zimezimwa. Ndiyo sababu counter ya mzunguko haipaswi kuwa msimamizi wa ghala au karani wa udhibiti wa hesabu. Ni asili ya kibinadamu kwa wafanyakazi hao kuweka vifupisho mahali pengine bila kuongezeka kwa masuala ya msingi kwa usimamizi. Kama mmiliki mdogo wa biashara au meneja, unahitaji kujua wakati michakato ya msingi ya udhibiti wa hesabu haifanyi kazi, ili uweze kutekeleza vipimo vya kuzuia masuala ya chini.
Kutatua Matatizo ya Kudhibiti Mali
Mpango wa kuhesabu mzunguko, pamoja na hesabu ya kila mwaka ya kimwili, huenda kwa muda mrefu kuelekea kutatua matatizo ya udhibiti wa hesabu. Mipango ya kuhesabu mzunguko husaidia kutambua uhaba katika udhibiti wa hesabu, lakini ni juu yako kufanya mabadiliko ili kurekebisha maswala ambayo programu yako ya kuhesabu mzunguko inafungua.