Vifungo vya Ofisi Kufungwa: Wajulishe Wafanyakazi, Wateja, na Wafanyabiashara
Hakikisha kuwafahamisha wadau muhimu katika kampuni yako angalau wiki mbili hadi nne kabla ya muda. Wafanyakazi wanaweza kuwasilishwa / kukumbushwa kwa kutumia kuingiza kwenye malipo yao. Wateja wanaweza kuarifiwa kwenye tovuti yako na kupitia ujumbe wako wa kawaida wa mtumishi kwenye mfumo wako wa simu. Wafanyabiashara (hasa wale walio na ratiba za kujifungua mara kwa mara) wanaweza kupitishwa kupitia barua pepe au barua pepe ya kawaida.
Arifa Usalama / Huduma
Tuma memo kwa wafanyakazi wako wa usalama au huduma ya usalama kuwajulisha tarehe za kufungwa. Hakikisha orodha yako ya kuwasiliana na dharura iko sasa na nambari za simu za mfanyakazi muhimu.
Mabadiliko ya Mhudumu Msaidizi
Ratiba salamu yako ya kihudumu kwenye mfumo wako wa simu ili kutafakari kuwa ofisi imefungwa. Hakikisha pia unasema wakati ofisi itafungua tena. Ikiwa unatoa huduma za dharura (yaani inapokanzwa na baridi, mabomba, nk) kuwa na hakika kuwaambia wito wako jinsi ya kufikia huduma yako ya kujibu au simu yako wakati wa kufunga.
Arifaza Kujibu Huduma
Ikiwa unatumia huduma ya kujibu hakikisha kuwajulisha tarehe ambazo ofisi itafungwa na kuhakikisha kuwa orodha yako ya wasiliana ni ya sasa na nambari za simu za mfanyakazi ambazo zitakuwa kwenye simu.
Badilisha Sailemail Salamu na Unda Maandishi ya Auto Reply
Ikiwa mfumo wako wa simu unaruhusu wito wa nje kupiga simu moja kwa moja kwa madawati ya wafanyakazi wako, basi unahitaji kuhakikisha kwamba wanatumia salamu ya barua pepe ya muda au ya "Out of Office" ambayo inaruhusu mpiga simu kujua kwamba hawana ofisi.
Wafanyakazi wako wanapaswa pia kuruhusu mpigaji kujua wakati watarudi na nini cha kufanya ikiwa wanahitaji msaada wa haraka wakati ofisi imefungwa kwa likizo. Zaidi ya hayo, hakikisha kuunda barua pepe ya Nje ya Ofisi .
Kupunguza Thermostat
Hifadhi nishati na pesa fulani kwa kuweka nyuma (au kurejesha upya) thermostat yako ya ofisi wakati wa kufunga.
Backup Backup
Ikiwa una kompyuta muhimu na seva, hakikisha mzunguko wa salama unaendesha vizuri kabla na baada ya kufungwa. Kupunguza uwezekano wako wa maafa kwa kupanga ratiba yako ya ziada kwa ajili ya picha ya mapema badala ya kusubiri baada ya kuacha likizo.
Zima Vifaa vya Ofisi
- Desk taa
- Inakili
- Mahesabu
- Taa za kusonga
- Wachafu
Zima Kompyuta & Pembeni
- Kompyuta
- Kufuatilia
- Scanner
- Printa
Usiondoke
- Mashine ya faksi
- Mfumo wa Simu
- Kompyuta za Serikali
- Hitilafu / Taa za Mizinga ya Misitu ya Tropical