Usimamizi wa Ofisi Bora ni Mzuri kwa Chanzo Cha Chini
1. Kuanzisha mfumo wa usimamizi wa ofisi na ushikamane nao.
Kazi za kawaida zinahitaji taratibu za kawaida ikiwa unataka kukaa kupangwa na kuweka vitu vizuri.
Weka ratiba za kushughulikia makaratasi na mifumo ya ofisi. Kwa mfano, ikiwa inawezekana, kila kipande cha karatasi kinachoingia katika ofisi yako kinatakiwa kushughulikiwa mara moja, kitatumiwa, na kufungua - bila kuingizwa kwenye dawati. Vile vile, mawasiliano ya digital kama vile barua pepe yanapaswa kuzingatiwa na kutekelezwa mara moja iwezekanavyo au kuidhinishwa kwa hatua za baadaye.
Mifumo ya ofisi, ikiwa ni pamoja na desktops, laptops, seva za faili, printers multifunction na vifaa vya simu, itahitaji utawala wote na taratibu za dharura. Wakati mfumo unapofariki au kipande cha vifaa kinachohusiana na kompyuta, kila mtu katika ofisi yako anahitaji kujua nani anayepiga simu na si lazima afanye (kama vile jaribu kurekebisha tatizo wenyewe). Jifunze hatua tatu za kulinda data zako muhimu za biashara.
2. Weka majukumu yaliyo wazi.
Usimamizi wa ofisi nzuri inategemea watu kujua nani anayehusika na nini - ni watu ambao wanajibika ambao wanafanya mambo.
Nini kitatokea, kwa mfano, ikiwa ununuzi wa biashara yako ndogo ulifanywa na yeyote wakati wowote? Ungepata kupata karatasi ya printer wakati unahitajika? Kuweka mtu mmoja katika malipo ya kuagiza vifaa vyote na vifaa hutatua tatizo hilo na kuweka vitu vizuri. Kuwa na wafanyakazi wa barua pepe wa mtu mteule maombi yoyote ya vifaa, au uandikishe orodha iliyoandikwa kwa mkono mahali ambapo watu wanaweza kuongeza kile wanachohitaji.
Ni sawa na (mifumo ya kompyuta) utawala wa mifumo. Unahitaji kuwa na mtu mmoja anajibika kwa usalama wa mifumo yako ya kompyuta na kuweka wimbo wa vitu kama akaunti, nywila, na programu. Kutumia mifumo ya wingu kwa maombi ya ofisi, programu ya uhasibu na hifadhi ya data ni suluhisho bora kwa biashara ndogo ndogo, lakini bado unahitaji kuwa na mtu mwaminifu aliyepewa kazi ya uendeshaji kama vile kuongeza / kufuta watumiaji, ruhusa za kugawa, nk.
3. Weka rekodi - na uhifadhi kumbukumbu zako za biashara.
Kuweka rekodi inaonekana kama sehemu rahisi ya usimamizi wa ofisi nzuri - hata ufikiri haja ya kuweka kumbukumbu hizo zote kupatikana na kusasishwa. Lakini utawala wa kwanza wa kuwa meneja wa ofisi nzuri itasaidia kupata ushujaa huu; kufanya uppdatering kumbukumbu rekodi ya ofisi. Unapopata mteja mpya au mteja, kwa mfano, inachukua muda tu kumingiza kwenye orodha yako ya mawasiliano. Kisha itachukua muda mfupi au mbili tu kurekebisha rekodi baada ya kuzungumza naye kwenye simu.
(Angalia, pia, kuwa mamlaka mengi yana Matendo ya faragha ambayo hudhibiti utunzaji wa taarifa za wateja.)
4. Tembea kupitia ofisi yako na uwe na kitanda.
Je! Ofisi yako ni mfano wa usimamizi wa nafasi au usimamizi mbaya wa nafasi?
Unapotembea kupitia ofisi, unapaswa kutafuta karibu na vikwazo au kukimbia hatari ya kusonga kitu?
Unapoketi chini dawati unaweza kufanya kazi kwa urahisi huko? Je! Mambo yanapangwa kwa makini ili vitu ambavyo ungeweza kutumia zaidi kwenye dawati ni karibu sana?
Kuna vitu vingi vilivyoingizwa katika ofisi siku hizi, kutoka kwa printer inasimama kupitia makabati ya kufungua . Kwa usimamizi mzuri wa ofisi, unahitaji kuwa na uhakika kuwa vitu vyote katika ofisi vinapangwa kwa ufanisi wa juu - na usalama wa juu. Msingi wa Nyumba ndogo au Nyumbani Ofisi hutoa vidokezo vya kukutana salama nguvu, taa na mahitaji ya uingizaji hewa wa nafasi yako ya ofisi .
5. Ratiba kazi yenye kuchochea.
Ni rahisi sana kuzima vitu ambazo hupenda kufanya, na watu wengi wa biashara hawafurahi kazi kama kufungua , kusafirisha na kupokea, au uhifadhi - hata mameneja wa ofisi.
Kwa bahati mbaya, ofisi, kama jikoni, haiwezi kufanya kazi vizuri bila kazi za kazi.
Ikiwa wewe ni mmiliki wa biashara mdogo ambaye hawezi kugawa chochote unachokiona kama kazi yenye kuchochea au isiyo na furaha kwa mtu mwingine, jitahidi kupata mara kwa mara kwa ratiba ya kila wiki kwa kila wiki. Fanya asubuhi au alasiri, kwa mfano, na uitumie simu , uirudi maswali yasiyo ya kipaumbele ya barua pepe, uifanye maandishi ya vyombo vya habari vya kijamii , ukizingatia uhasibu au uppdatering kumbukumbu.
6. Wajumbe na wa nje.
Katika ulimwengu mkamilifu, kila mtu angeweza tu kufanya kile alichopata wakati na kufanya vizuri. Kama dunia si kamili, badala ya watu wengi wanafanya mambo ambayo hawana muda au vipaji kufanya vizuri.
Kuwasilisha na kufutisha hawezi tu kuboresha usimamizi wa ofisi yako ndogo ya biashara lakini hukuwezesha kuzingatia vipaji vyako pia, na hivyo kuboresha mstari wako wa chini. Wakati wa sehemu au Msaidizi wa Virtual anaweza kushughulikia kazi nyingi za ofisi au utawala. Kwa maelezo zaidi juu ya kuwasilisha, ona Decide to Delegate .
7. Panga mipangilio ya biashara kuwa kipaumbele.
Wamiliki wengi wa biashara ndogo hutumia siku zao kutenda na kuitikia - na kisha wanashangaa kwa nini wanaonekana wanazunguka magurudumu yao. Mpango wa biashara ni sehemu muhimu ya usimamizi wa ofisi nzuri na inahitaji kuwa sehemu ya kawaida ya usimamizi wa ofisi yako.
Wamiliki wachache wa biashara hutumia muda kila wiki juu ya mipango ya biashara, na wengi hutumia vikao vya upangaji wa biashara kila siku kama chombo cha kuweka mazingira na ukuaji.
Mwongozo huu wa mipangilio ya biashara ni primer kubwa kwa kupata juhudi za mipango yako ya biashara inayoendelea; inaweka mfumo wa mipango ya biashara kwa biashara yako ndogo na hutoa rasilimali kila kitu kwa kuandika taarifa ya maono kupitia sheria za kuweka malengo ya biashara .
Ikiwa una wafanyakazi, uwahusishe katika upangaji wa biashara , ama rasmi au rasmi.
Utapenda Tofauti
Usiruhusu machafuko kuingilia kati na kufanya biashara. Mara tu unapoanza kutumia kanuni hizi saba za usimamizi bora wa ofisi, utastaajabishwa na tofauti tofauti ya uongozi wa ofisi hufanya - na unafanya biashara zaidi.
Angalia pia:
Kwa nini Mfumo wa Wingu Unafaa Kwa Biashara Ndogo
Kuelimisha mfumo wako wa kufuta